Cuando realiza una combinación de correspondencia, Word inserta los registros de un origen de datos, o lista de destinatarios, en su documento principal. Una lista de destinatarios para una operación de combinación de correspondencia puede ser una hoja de Excel, la Libreta de direcciones de Office, una base de datos de FileMaker Pro, un documento de Word o un archivo de texto delimitado.
IMPORTANTE : Debe tener una lista de destinatarios existente, como un documento de Word que tenga direcciones, para poder completar este procedimiento. Si desea información sobre cómo configurar una lista de destinatarios, vea
En el menú Archivo, haga clic en Nuevo documento en blanco.
Se abrirá un nuevo documento de Word en blanco. Este se volverá el documento principal.
En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.
En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación de correspondencia.
En 1.Seleccionar tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y después en Sobres.
Escriba los cambios en el Remite que desee.
No escriba nada (ni siquiera espacios) en el cuadro Dirección de entrega.
SUGERENCIA Si no puede escribir dentro del cuadro Remite, desactive la casilla Usar mi dirección.
En el menú Opciones de impresión, realice los cambios que desee.
Haga clic en Aceptar.
En el Administrador de combinación de correspondencia, en 2. Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuación, seleccione el origen de la lista de destinatarios (por ejemplo, Libreta de direcciones de Office).
En 3 .Insertar marcadores de posición, haga clic en contactos.
Arrastre un nombre de campo desde la lista contactos (por ejemplo, Nombre) hasta el cuadro de dirección del sobre.
Repita el paso 10 para todos los campos que desee que aparezcan en los sobres.
En el documento principal, modifique el cuadro de dirección del sobre para agregar espacios y retornos de carro donde los desee
La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.
El sobre y la redacción de la carta en un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.
Correspondencia
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletos, tarjeteas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus noticias y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una , por su venta eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Públicas y Privadas
Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación(prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan de información de iteres y carácter particular comercial y oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo
Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signo de puntuación
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
Por su extensión: Largas medianas y cortas
Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando contienen cien palabras
Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases
Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industria, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estatales, etc.
Conclusión
Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.
La carta y la correspondencia son dos implemento muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.
La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.
Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el e-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.
